# Archivage électronique : conservation légale et effacement des données Informatique de gestion · Master 1 > Tenue et conservation des livres en format numérique, durées légales et conflit avec l'effacement. ## Introduction Une entreprise suisse doit tenir et conserver ses livres comptables, les pièces justificatives et le rapport de gestion pendant dix ans, selon le droit comptable du Code des obligations. Ces documents peuvent être conservés sur support électronique ou comparable, à condition de pouvoir en garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité pendant toute la durée de conservation. L'ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) précise ces exigences : les informations doivent pouvoir être rendues lisibles à tout moment, les modifications doivent être traçables et la procédure doit être documentée. Ces obligations de conserver s'articulent avec la protection des données. La nLPD impose le principe de proportionnalité, qui implique de ne pas garder les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Il n'y a pas de contradiction lorsque la conservation repose sur une obligation légale : la donnée est gardée tant que la loi l'exige, puis détruite. Entre-temps, l'accès est restreint aux personnes qui en ont besoin pour la finalité d'archivage. Pour l'informaticien de gestion, cela se traduit par une politique de rétention : types de documents, bases légales, durées, format d'archivage pérenne, contrôle d'intégrité (empreintes, journalisation, horodatage), accès restreint, destruction documentée en fin de délai. Les migrations de systèmes sont un moment critique : un ERP remplacé doit laisser un accès aux données archivées. ## Objectifs d'apprentissage - Expliquer l'obligation de conserver les livres et pièces comptables en Suisse - Citer les exigences d'intégrité, d'authenticité et de lisibilité de la conservation électronique - Articuler obligation de conserver et limitation de la durée de conservation de la nLPD - Rédiger les éléments d'une politique de rétention - Prévoir l'archivage lors d'une migration de système ## Concepts clés - **Obligation de conserver** : Les livres, pièces et rapports de gestion doivent être gardés pendant dix ans selon le droit comptable. - **Conservation électronique** : Autorisée si l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité sont garanties pendant toute la durée. - **Limitation de conservation** : Les données personnelles sont détruites ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale de les garder. - **Politique de rétention** : Document qui fixe par catégorie de données la base légale, la durée, le lieu, les accès et la destruction. - **Migration et archive** : Lors d'un changement de système, il faut garantir un accès lisible aux données archivées pour toute la durée légale. ## Conclusion L'archivage électronique est un pont entre le droit comptable et la protection des données : on garde ce que la loi exige, aussi longtemps qu'elle l'exige, de façon fiable et lisible, puis on détruit. Les exigences d'intégrité, d'authenticité et de lisibilité se traduisent en mesures techniques et en procédures. À retenir pour l'examen : durée de dix ans, conditions de la conservation électronique, rôle de la politique de rétention, articulation avec la limitation de la conservation de la nLPD, vigilance lors des migrations. ## Cartes ### Quelle est la durée générale de conservation des livres comptables en Suisse ? Dix ans, selon le droit comptable du Code des obligations. ### Un document comptable peut-il être conservé uniquement en format électronique ? Oui, si l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité sont garanties et si la procédure est documentée. ### Que doit pouvoir faire l'entreprise avec une archive électronique pendant la durée légale ? La rendre lisible à tout moment, y compris pour un contrôle fiscal ou une révision. ### Quel mécanisme technique soutient l'intégrité d'une archive ? Empreintes numériques (hachage), horodatage, journalisation des accès et des modifications. ### Conserver dix ans des données personnelles de facturation viole-t-il la nLPD ? Non, si la conservation repose sur une obligation légale, limitée à la finalité et à la durée requises. ### Que faire à la fin du délai de conservation ? Détruire de manière sûre ou anonymiser les données, et documenter la destruction. ### Pourquoi restreindre l'accès aux données archivées ? Parce que la finalité se limite à la preuve et au contrôle : le principe de proportionnalité impose de réduire les accès. ### Quel risque présente le remplacement d'un ERP pour l'archivage ? La perte d'accès ou de lisibilité des données historiques, si aucune solution d'archive n'est prévue. ### Qu'est-ce qu'un format d'archivage pérenne ? Un format ouvert, documenté et indépendant d'un logiciel, tel que PDF/A, qui reste lisible à long terme. ### Les durées de conservation sont-elles toutes identiques ? Non : elles varient selon la base légale (comptabilité, TVA, droit du travail, secteur réglementé), d'où l'intérêt d'une politique de rétention. ## Glossaire - **Pièce justificative** : Document prouvant une opération comptable. - **Intégrité** : Garantie qu'un document n'a pas été modifié de manière non autorisée. - **Authenticité** : Garantie de l'origine et de l'auteur du document. - **PDF/A** : Variante de PDF conçue pour l'archivage à long terme. - **Politique de rétention** : Règles qui fixent la durée de conservation et la destruction par catégorie. - **Horodatage** : Preuve qu'un document existait à un instant donné sous une forme donnée. https://ruvy.ch/decks/-P5CyaFkM4DWwqiZJzOv