# Records management: cycle de vie et ISO 15489 Sciences de l'information · Bachelor 2 > Records management : cycle de vie, plan de classement et durées de conservation des documents. ## Introduction Le records management (gestion des documents d'activité) vise à créer, capter, organiser et conserver les documents qui prouvent les décisions et les transactions d'une organisation. Contrairement à une simple gestion de fichiers, il se préoccupe de la valeur probante : un document d'activité doit rester authentique, fiable, intègre et exploitable. La norme internationale ISO 15489 en fixe les principes. Elle s'appuie sur la notion de cycle de vie : un document est créé ou reçu, utilisé tant qu'il sert à l'activité courante, conservé en archivage intermédiaire pour des raisons légales ou administratives, puis soit détruit, soit versé aux archives définitives selon son évaluation. En Suisse, ces principes rencontrent des obligations légales concrètes, par exemple la conservation des livres et pièces comptables pendant dix ans (art. 958f CO), ou la protection des données qui impose de ne pas conserver indéfiniment des informations personnelles. Le professionnel de l'information doit articuler ces contraintes dans un calendrier de conservation clair. ## Objectifs d'apprentissage - Distinguer un document d'activité d'un simple document de travail - Décrire les trois âges du cycle de vie d'un document - Expliquer le rôle du plan de classement et du calendrier de conservation - Identifier les caractéristiques d'un document probant selon ISO 15489 - Articuler obligations légales de conservation et protection des données ## Concepts clés - **Document d'activité (record)** : Information créée ou reçue dans le cadre d'une activité et conservée comme preuve de celle-ci. Elle doit être authentique, fiable, intègre et exploitable. - **Cycle de vie** : Succession de phases : âge courant, âge intermédiaire, âge définitif. À chaque phase correspondent des règles d'accès, de localisation et de conservation. - **Calendrier de conservation** : Tableau fixant pour chaque type de documents la durée de conservation, le point de départ du délai et le sort final (destruction ou versement aux archives). - **Valeur probante** : Capacité d'un document à servir de preuve, qui dépend de son authenticité, de son intégrité et de la traçabilité de son parcours. ## Conclusion Le records management transforme la masse documentaire d'une organisation en un système maîtrisé : des documents authentiques, retrouvables et conservés aussi longtemps que nécessaire, ni plus ni moins. Plan de classement, calendrier de conservation et traçabilité des destructions forment le socle sur lequel repose toute politique documentaire, y compris dans un environnement numérique. ## Cartes ### Que désigne le terme anglais « record » en gestion documentaire ? Un document d'activité, conservé comme preuve d'une action ou d'une décision. ### Quelles sont les trois phases du cycle de vie classique d'un document ? Âge courant (utilisation active), âge intermédiaire (conservation à titre légal ou administratif), âge définitif (archives historiques ou destruction). ### Quelles qualités ISO 15489 attend-elle d'un document d'activité ? Authenticité, fiabilité, intégrité et exploitabilité. ### À quoi sert un plan de classement ? À organiser les documents selon les activités de l'organisation (et non selon les services ou les personnes) pour les retrouver et leur appliquer des règles uniformes. ### Qu'est-ce qu'un calendrier de conservation ? Un outil qui précise, par catégorie de documents, la durée de conservation et le sort final (élimination ou versement aux archives). ### Combien de temps les livres et pièces comptables doivent-ils être conservés en droit suisse ? Dix ans (art. 958f CO). ### Pourquoi classer par activité plutôt que par service ? Parce que les services et les organigrammes changent, alors que les activités de l'organisation sont plus stables dans le temps. ### Quelle est la différence entre archivage intermédiaire et archives définitives ? L'intermédiaire conserve les documents encore soumis à une obligation légale ou à un besoin administratif ; les définitives conservent sans limite de durée ceux qui ont une valeur historique. ### Pourquoi la destruction des documents doit-elle être documentée ? Pour démontrer qu'elle a été faite en application des règles de conservation et non de manière arbitraire (bordereau d'élimination). ## Glossaire - **Records management** : Gestion systématique des documents d'activité de leur création à leur sort final. - **Plan de classement** : Structure hiérarchique de rubriques reflétant les activités d'une organisation. - **Archivage intermédiaire** : Phase où les documents ne sont plus d'usage courant mais restent conservés pour des raisons légales ou administratives. - **Bordereau d'élimination** : Liste datée et validée des documents détruits à l'échéance de leur durée de conservation. - **Métadonnées de gestion** : Données décrivant le contexte et la gestion d'un document : auteur, date, règle de conservation, droits d'accès. - **Intégrité** : Propriété d'un document dont le contenu n'a pas été altéré de manière non autorisée. https://ruvy.ch/decks/-P5CTk7t2j7Chpp1JE7f