# Évaluation, tri et versement : loi sur l'archivage

Sciences de l'information · Bachelor 3

> Évaluer, trier et verser des archives : valeurs primaire et secondaire, délais en Suisse.

## Introduction

Toute organisation produit plus de documents qu'il n'est possible, ou utile, d'en conserver. L'évaluation archivistique est l'opération qui détermine, selon des critères explicites, quels documents seront conservés et lesquels pourront être éliminés. Elle précède le tri et s'appuie sur la notion de valeur : primaire (administrative, juridique, financière) et secondaire (historique, informative, patrimoniale).

En Suisse, la Loi fédérale sur l'archivage (LAr) règle le sort des documents de l'administration fédérale : les services doivent proposer aux Archives fédérales suisses les documents dont ils n'ont plus besoin en permanence, et seules les Archives décident de leur archivage ou de leur destruction. Les cantons disposent de leurs propres lois d'archivage et de leurs archives d'État, avec des règles comparables dans leurs grandes lignes.

L'accès aux archives est lui aussi encadré. Le délai de protection ordinaire est de 30 ans pour les archives fédérales, prolongé pour les documents contenant des données personnelles sensibles. Évaluer, trier, verser et communiquer forment la chaîne de la politique d'archivage.

## Objectifs d'apprentissage

- Distinguer valeur primaire et valeur secondaire
- Décrire les critères d'évaluation d'un fonds
- Expliquer le versement et la proposition aux archives
- Mentionner les principes de la LAr au niveau fédéral
- Comprendre le délai de protection et ses exceptions

## Concepts clés

- **Évaluation** : Analyse des documents pour décider de leur conservation permanente ou de leur élimination, selon la valeur primaire et secondaire.
- **Tableau de tri** : Document qui, par type de documents, indique le sort final et sert de référence aux services versants.
- **Versement** : Transfert de documents d'un service vers un service d'archives, accompagné d'un bordereau.
- **Délai de protection** : Durée pendant laquelle les archives ne sont pas librement consultables ; il est de 30 ans au niveau fédéral, plus long pour certaines données personnelles.

## Conclusion

L'évaluation archivistique est un acte professionnel exigeant : elle décide de ce que la mémoire retiendra. En Suisse, la LAr et les lois cantonales encadrent cette décision.

Le tableau de tri, le versement et le délai de protection forment un ensemble cohérent qui concilie efficacité administrative, droit et patrimoine.

## Cartes

### Qu'est-ce que la valeur primaire d'un document ?

L'utilité qu'il a pour son producteur : administrative, juridique ou financière.

### Qu'est-ce que la valeur secondaire ?

L'intérêt qu'il présente au-delà de son usage initial : historique, scientifique, patrimonial.

### Que signifie LAr ?

Loi fédérale sur l'archivage, qui régit l'archivage des documents de la Confédération.

### Quelle institution reçoit les documents de la Confédération ?

Les Archives fédérales suisses, à Berne.

### Qui décide de l'archivage d'un document fédéral ?

Les Archives fédérales : le service producteur propose, les Archives évaluent et décident de l'archivage ou de l'élimination.

### Quel est le délai de protection ordinaire des archives fédérales ?

Trente ans, avec des délais prolongés pour certaines données personnelles.

### À quoi sert un bordereau de versement ?

À lister précisément les documents transférés et à garantir la traçabilité du transfert.

### Pourquoi éliminer certains documents ?

Parce que conserver tout est impossible et coûteux, et noie les documents importants.

### Pourquoi les cantons ont-ils leurs propres règles ?

Les cantons sont compétents pour l'archivage de leur administration et disposent de leurs propres lois et archives d'État.

## Glossaire

- **Évaluation archivistique** : Opération de choix entre conservation et élimination.
- **Valeur primaire** : Intérêt immédiat d'un document pour son producteur.
- **Valeur secondaire** : Intérêt historique ou patrimonial d'un document.
- **Versement** : Transfert vers les archives.
- **Élimination** : Destruction autorisée de documents sans valeur archivistique.
- **Délai de protection** : Période de non-communicabilité des archives.

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